La presente Política de Privacidad de Datos Personales (en adelante la “Política”) regula el tratamiento de los datos personales que realiza ACTIVAR VALORES S.A.S. (en adelante el “RESPONSABLE” o “ACTIVAR VALORES S.A.S.”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
I. DEFINICIONES.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los Datos Personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación electrónica o física generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
- Dato(s) personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como raza, etnia, orientación política, religión, filosofía, pertenencia a sindicatos, datos relativos a la salud, la vida sexual, orientación sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, quien para efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos será ACTIVAR VALORES S.A.S.
- Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
- Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales ubicado en la República de Colombia, envía la información, o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es el Responsable del Tratamiento de Datos Personales y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
II. INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE.
III. PRINCIPIOS.
El tratamiento de los Datos Personales se fundamenta en los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012, los cuales son:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de los Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
IV. DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de acuerdo con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución Política de Colombia.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
V. DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la(s) Base(s) de Dato(s).
La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular, las cuales permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de sus Datos Personales. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.
El Responsable del Tratamiento conservará las pruebas de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
VI. DE LOS DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
Activar Valores, como Responsable del tratamiento de los Datos Personales, da cumplimiento con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Gestionar los trámites de actualización de Datos Personales, solicitudes, quejas y reclamos sobre el Tratamiento de los mismo.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares, así como, para cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VII. DE LAS FINALIDADES.
ACTIVAR VALORES S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y de las actividades u operaciones derivadas del giro ordinario de sus negocios, realizará el Tratamiento de los Datos Personales recolectados de sus titulares para la realización de las siguientes finalidades:
A. Para el tratamiento de la información de los Distribuidores.
- Almacenar los Datos Personales en sistemas informáticos propios o de Terceros Responsables o Encargados del Tratamiento para el cumplimiento de los servicios ofrecidos a los clientes.
- Almacenar los datos personales en el sistema informático interno para el cumplimiento de las obligaciones financieras, contables y tributarias.
- Almacenar los datos personales en el sistema informático interno para el cumplimiento de las obligaciones financieras, contables y tributarias.
- Dar cumplimiento con los servicios ofrecidos a los clientes en el marco de relaciones contractuales o comerciales que se encuentren vigentes.
- Enviar publicidad sobre nuestros servicios, así como campañas publicitarias o noticias de interés relacionados con nuestros servicios.
- Enviar información por cualquier medio de comunicación sobre eventos, novedades, actos de promoción, información comercial o cambios en productos y/o servicios ofrecidos por el Responsable.
- Enviar encuestas de satisfacción.
- Realizar debida diligencia de conocimiento del distribuidor.
- Realizar análisis y perfilamientos de los distribuidores, consultando de forma masiva la información de su titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos, listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
- Elaboración y envío de esquemas de planes comerciales o planes de relacionamiento comercial.
- Grabar y guardar comunicaciones telefónicas, por mensajes de texto, plataforma de mensajería y correo electrónico para control de la auditoría interna.
- Poner en contacto a los potenciales interesados o clientes con las entidades originadoras de crédito.
- Gestionar los trámites de actualización de Datos Personales, solicitudes, quejas y reclamos sobre el Tratamiento de los mismo.
- Enviar información a entidades gubernamentales y privadas en cumplimiento de decisiones judiciales, administrativas y legales.
B. Para el tratamiento de la información de lead, contactos digitales o clientes.
- Realizar el cálculo de las remuneraciones para los distribuidores.
- Evaluar y aprobar productos y/o servicios y realizar análisis de perfilamiento como potencial Cliente o durante la formalización del proceso de inscripción y registro como cliente o durante la formalización del proceso de inscripción y registro como cliente.
- Almacenar los Datos Personales en sistemas informáticos propios o de Terceros Responsables o Encargados del Tratamiento para el cumplimiento de los servicios y/o productos ofrecidos al cliente.
- Dar a conocer el portafolio de productos y/o servicios crediticios que son comercializados por ACTIVAR VALORES S.A.S.
- Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, y cualquier tercero con el cual ACTIVAR VALORES S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de la actividad de prospección comercial.
- Enviar información sobre eventos, novedades, actos de promoción, información comercial o cambios en productos y/o servicios adquiridos por el cliente o los que en futuro se adquiera, así como campañas publicitarias o noticias de interés relacionados con dichos servicios y/o productos aun después de finalizada la relación comercial o contractual y que se encuentre relacionada con el objeto social del Responsable, a través de correo electrónico, correo postal a la dirección de domicilio, SMS, llamada telefónica, plataforma de mensajería electrónica, redes sociales u otros medios similares y dentro del horario de lunes a viernes de 7:00a.m. a 7:00p.m. y sábados de 8:00a.m. a 3:00 p.m., excluyendo los domingos y festivos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023.
- Grabar y guardar comunicaciones telefónicas, por mensajes de texto, plataforma de mensajería electrónica y correo electrónico para control de la auditoría interna.
- Compartir la información con sus filiales, terceros y entidades aliadas que colaboren con ACTIVAR VALORES S.A.S. en la República de Colombia o en el exterior, con el fin de que puedan ser ofrecidos otros productos y/o servicios, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de Datos Personales.
- Consultar de forma masiva información de mi titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos. listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, centrales de riesgo, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
- A realizar ante un eventual incumplimiento de las obligaciones contractuales crediticias, las actividades de cobranza y contacto por medio de correo electrónico, correo postal a la dirección de domicilio, SMS, llamada telefónica, plataforma de mensajería electrónica, redes sociales u otros medios similares y dentro del horario de lunes a viernes de 7:00a.m. a 7:00p.m. y sábados de 8:00a.m. a 3:00 p.m., excluyendo los domingos y festivos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 2300 de 2023.
- Realizar seguimiento para monitorear el estado de las negociaciones y/o productos o servicios contratado con ACTIVAR VALORES S.A.S.
- Consultar y reportar en cualquier tiempo mi historial crediticio en las Centrales de Información de Riesgo Crediticio autorizadas por la Ley, con el propósito de verificar la capacidad de endeudamiento, comportamiento crediticio o valorar el riesgo futuro del otorgamiento de los productos y/o servicios crediticios. Así como de reportar el comportamiento crediticio tanto de cumplimiento oportuno, como el incumplimiento si lo hubiere de las obligaciones crediticias.
- Realice el Tratamiento de los Datos Personales Sensibles, tales como, (a)Datos Biométricos, rostro, huella dactilar, voz, etc, (b)relativos al origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de Derechos Humanos, orientación sexual, y sean utilizados para fines estadísticos, caracterización de grupos de interés y análisis y actividades de auditoría.
- Gestionar los trámites de actualización de Datos Personales, solicitudes, quejas y reclamos sobre el Tratamiento de los mismo.
- Enviar información a entidades gubernamentales y privadas en cumplimiento de decisiones judiciales, administrativas y legales.
C. Para el tratamiento de la información de accionistas.
Almacenar los datos personales en el sistema informático interno para el cumplimiento de las obligaciones financieras, contables y tributarias.
Incluir y almacenar los datos en sistemas informáticos propios o de Terceros Responsables o Encargados del Tratamiento.
Incluirlo en el libro de registro de accionistas de ACTIVAR VALORES S.A.S.
Convocar a las reuniones de órganos de dirección y las actividades en las que debe participar en su calidad de accionistas.
Consultar de forma masiva información de mi titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos. listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, centrales de riesgo, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
Enviar información a entidades gubernamentales y privadas en cumplimiento de decisiones judiciales, administrativas y legales.
Realizar la debida diligencia de conocimiento y vinculación de la persona en cumplimiento del Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
D. Para el tratamiento de la información de trabajadores, practicantes y aprendices.
Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del Empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo.
Realizar los pagos en la cuenta bancaria que señale el Trabajador u otras autorizadas por el trabajador.
Notificar a terceros autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
Evaluar el desempeño laboral del Trabajador.
Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
Almacenar los datos personales en el sistema informático interno.
Realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral, y demás necesarias para cumplir con su deber como empleador, así como a su núcleo familiar.
Asignar herramientas de trabajo como correo electrónico, teléfono móvil, acceso a sistemas operativos, aplicaciones, entre otros.
Efectuar el correspondiente pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el titular previamente haya autorizado.
Expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados en virtud del vínculo laboral.
Realizar análisis y perfilamientos de los distribuidores, consultando de forma masiva la información de su titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos, listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
Archivar y custodiar de manera adecuada la información laboral activa e histórica de los empleados.
Tomar videos, fotografías y huellas dactilares para efectos del ingreso a las oficinas del responsable y para temas de identificación y carnetización.
Enviar comunicados sobre actividades de bienestar y buen clima laboral.
E. Para el tratamiento de la información de Candidatos.
Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación del candidato.
Gestionar y aplicar las pruebas psicotécnicas, de desempeño de competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, pruebas de polígrafo y las que se consideren como pertinentes para adelantar el proceso de selección con terceros profesionales encargados de estas actividades.
Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida.
Gestionar y realizar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad.
Realizar análisis y perfilamientos de los distribuidores, consultando de forma masiva la información de su titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos, listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
Incluir y almacenar los Datos Personales en sistemas informáticos propios o de terceros Responsables o Encargados del Tratamiento.
F. Para el tratamiento de la información de Proveedores.
Enviar órdenes de compra.
Dar cumplimiento a las obligaciones comerciales y contractuales.
Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por ACTIVAR VALORES S.A.S.
Evaluar el servicio prestado.
Realizar análisis de mercado.
Realizar análisis y perfilamientos de los distribuidores, consultando de forma masiva la información de su titularidad que se encuentre almacenada en diferentes plataformas, sistemas o medios físicos y electrónicos, listas restrictivas vinculantes o no para Colombia, con el fin de dar cumplimiento al Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y SAGRILAFT y la adopción de medidas de prevención de actividades ilícitas.
Almacenar los datos personales en el sistema informático interno para el cumplimiento de las obligaciones financieras, contables y tributarias.
Incluir y almacenar los datos en sistemas informáticos propios o de Terceros Responsables o Encargados del Tratamiento.
VIII. DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
ACTIVAR VALORES S.A.S. en aras de llevar a cabo la protección de los Datos Personales, se compromete a adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar la seguridad de los mismos.
De acuerdo con lo anterior, ACTIVAR VALORES S.A.S. cuenta con una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando el acceso a terceros.
ACTIVAR VALORES S.A.S. se compromete a realizar esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protejan la información personal recolectada.
IX. DE LOS DATOS SENSIBLES.
ACTIVAR VALORES S.A.S. puede realizar el tratamiento de datos sensibles de sus trabajadores, practicantes, aprendices, proveedores tales como videos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, realizará el tratamiento de información sobre el estado de su salud en cumplimiento de las obligaciones legales laborales.
Para estos efectos debe obtener autorización explícita del Titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles salvo en los casos en los que no se requiere autorización por disposición legal.
X. DE LOS DATOS DE MENORES DE EDAD.
El suministro de los Datos Personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, sin perjuicio de lo señalado en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y los requisitos indicados en el artículo 12 del decreto 377 de 2013. La autorización no será necesaria si corresponde a:
Datos requeridos por una autoridad.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o si científicos.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.
XI. DEL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS.
Las Bases de Datos que administra ACTIVAR VALORES S.A.S.son objeto del siguiente Tratamiento:
Para recolectar la información.
Para almacenar en un archivo electrónico y físico si es el caso.
Para actualizar la información.
Para realizar copias de seguridad.
Para enviar los reportes ante los entes de control nacionales, administrativos y tributarios que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
Para usos generales establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Para ofrecer servicios o productos de terceros.
ACTIVAR VALORES S.A.S. declara que no usa las Bases de Datos para ninguna otra finalidad diferente a la establecida en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
XII. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El Titular de los Datos Personales, causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar peticiones, quejas, reclamos y consultas con el objeto de ejercer sus derechos, a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos o revocar la autorización del Tratamiento de Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de ACTIVAR VALORES S.A.S., de acuerdo con el siguiente procedimiento:
El área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S. será la responsable de recibir las peticiones, quejas, reclamos y consultas que formule el Titular de los Datos personales, sus causahabientes representantes y/o apoderados en ejercicio de los derechos contemplados en la presente Política.
Para tal efecto, el Titular de los Datos personales, sus causahabientes representantes y/o apoderados podrá enviar su petición, queja, reclamo o consulta en el horario de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m o de 2:00 PM a 5:00 p.m. y a los siguientes medios de comunicación:
Dirección física: En Cali en la Carrera 5 #8-69 Oficina 301 Edificio Alcana. En Bogotá en la dirección Calle 19 #6 – 31 oficina 2006. En Medellín en la Calle 49 # 50-21 Oficina 602 Edificio del café. En Barranquilla en la Calle 37 #43-164 Local 107 Centro Comercial Caldas. En la ciudad de Bucaramanga en la dirección Calle 35 # 19-41 Oficina 512 T/SUR Edificio la Triada, o en la ciudad de Pereira en la Carrera 7 # 19-28 Oficina 1201 Edificio Torre Bolívar, de lunes a viernes en horario de 8:00 AM a 12:00 M o de 2:00 PM a 5:00 PM.
Correo electrónico: notificaciones@activarvalores.com
Las peticiones, consultas o reclamos que reciba el área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S., a través de los canales mencionados se tramitarán con apoyo del área de secretaria general y/o coordinaciones internas de ACTIVAR VALORES S.A.S., y se tramitarán de acuerdo con los siguientes términos, dependiendo del tipo de solicitud:
XIII. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN CONSULTAS.
El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados podrán realizar consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de ACTIVAR VALORES S.A.S., de acuerdo con las siguientes reglas:
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible para ACTIVAR VALORES S.A.S., atender la consulta dentro de dicho término, se informará expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
- La solicitud será analizada por el área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S., para verificar la identificación del Titular de los Datos Personales. Si la solicitud es formulada por persona distinta del Titular de los Datos Personales y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, la solicitud será rechazada mediante correo electrónico a través de un comunicado formal.
- En caso de que el área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S., no sea competente para resolver la consulta recibida, dará traslado a la secretaria general o coordinación según corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
XIV. DEL PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS PARA LA ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN Y/O REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
El Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de ACTIVAR VALORES S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo de acuerdo con las siguientes reglas:
- El reclamo será analizado por el área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S. para verificar la identificación del Titular de los Datos Personales. Si el reclamo es formulado por persona distinta del Titular de los Datos Personales y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél de conformidad con las leyes vigentes, el reclamo será rechazado mediante correo electrónico a través de un comunicado formal.
- El reclamo debe contener la siguiente información: (i) La identificación del Titular; (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación; (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos; (v) La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (vi) Los documentos que se quiera hacer valer; (vii) Firma y número de identificación.
- Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer, en caso de que ACTIVAR VALORES S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo presentado informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto ACTIVAR VALORES S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo completo, ACTIVAR VALORES S.A.S.tendrá un término de quince días (15) hábiles contados a partir del recibo completo del reclamo para resolver la solicitud. En todo caso, de no ser posible responder en dicho término, ACTIVAR VALORES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquel se atenderá, sin llegar a superar en ningún caso la duración del primer término.
- En caso de que el área de Auditoria y Cumplimiento de ACTIVAR VALORES S.A.S. no sea competente para resolver la consulta recibida, dará traslado a la secretaria general o coordinación según corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- En el evento que la solicitud consista en la supresión de los Datos Personales del Titular o la revocatoria de la autorización del Tratamiento, esta no será procedente cuando el Titular mantenga alguna relación contractual o deber legal de permanecer en las bases de datos que custodia ACTIVAR VALORES S.A.S. En estos eventos, ACTIVAR VALORES S.A.S. procederá a inactivar los Datos Personales y suspender su uso. En caso de ser procedente la supresión de los Datos Personales del Titular o la revocatoria de la autorización del Tratamiento, estos serán efectuados de acuerdo con el procedimiento interno establecido en la Política Interna de Seguridad de la Información de ACTIVAR VALORES S.A.S.
XV. DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES PARA EL APLICATIVO APPTIVAR DISPUESTO EN PLAYSTORE Y APPSTORE.
ACTIVAR VALORES S.A.S. ha diseñado y dispuesto una aplicativo denominado “Apptivar App” habilitado tanto para Playstore como Appstore, a través del cual permite a los usuarios que tienen proyectado adquirir un crédito de libre inversión, estimar la cantidad de cuotas y el valor de cada una de ellas, tomando en consideración su capacidad de pago.
ACTIVAR VALORES S.A.S. señala de manera expresa e inequívoca que únicamente recoge como dato personal el correo electrónico del usuario, el cual es utilizado para el siguiente fin:
El correo electrónico del usuario es utilizado por ACTIVAR VALORES S.A.S. con el único fin de generar un código One-Time Password (en adelante “OTP”) para que el usuario pueda acceder y hacer uso de la aplicación cada vez que lo requiera.
ACTIVAR VALORES S.A.S. no accede, recoge, utiliza ni comparte el correo electrónico del usuario con terceros.
El correo electrónico del usuario no será utilizado o tratado con un propósito diferente al aquí indicado.
El mecanismo a través del cual ACTIVAR VALORES S.A.S. hace uso para generar el OTP y ser enviado al correo electrónico del usuario es seguro y confiable, toda vez que, está soportado con los medios tecnológicos idóneos que no permiten que dicho dato personal sea usado por terceros, asegurando la confidencialidad del mismo.
Todo lo que no sea mencionado de manera expresa en el presente capitulo, le será aplicado por remisión lo dispuesto a lo largo de la presente Política.
XVI. DE LA MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA.
Cualquier cambio sustancial que se realice en la política de tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios de contacto designados para tal efecto y/o a través de nuestra página web www.activarvalores.com.
XVII. DE LA VIGENCIA DE LA POLÍTICA.
La política para el tratamiento de los datos personales de ACTIVAR VALORES S.A.S. empieza a regir en los términos de la Ley 1581 de 2012, y a partir del primero (1°) de abril de 2024. La vigencia del Tratamiento de Datos Personales se mantendrá vigente mientras exista la relación comercial con el Titular del Dato y dentro de los diez (10) años siguientes contados a partir de la inactivación del tercero de las bases internas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 60 del Código de Comercio.